Workflow

Kurz erklärt

Ein Workflow ist eine festgelegte Folge von Arbeitsschritten. Er beschreibt, was in welcher Reihenfolge geschieht, welche Bedingungen gelten und wo menschliche Entscheidungen erforderlich sind.

Was ist ein Workflow?

Workflows gibt es mit und ohne KI. Sie können vollständig manuell, klassisch automatisiert oder an einzelnen Stellen durch KI unterstützt sein. Ein gut definierter Workflow macht Verantwortlichkeiten, Ein- und Ausgaben sowie Fehlerwege sichtbar.

Wie funktioniert das?

Eingang
  ↓
Schritt 1 → Bedingung → Schritt 2
                          ↓
                    Freigabe durch Mensch
                          ↓
                       Abschluss

KI kann beispielsweise unstrukturierte Inhalte zusammenfassen oder kategorisieren. Verlässliche Programmlogik übernimmt anschließend Regeln, Freigaben und Systemänderungen.

Konkretes Beispiel

Bei eingehenden Protokollen könnte ein Workflow:

die Datei auf ein zulässiges Format prüfen,
per KI Aufgaben und Termine vorschlagen lassen,
die Vorschläge einer verantwortlichen Person zur Prüfung zeigen,
erst nach Freigabe eine Aufgabenliste speichern,
und Fehlerfälle zur manuellen Bearbeitung weiterleiten.

Warum ist das wichtig?

Ein Workflow ist vorhersehbarer als ein frei planender Agent und für wiederholbare Prozesse oft die bessere Wahl. KI sollte dort eingesetzt werden, wo Flexibilität nützt; feste Regeln sollten möglichst verlässlich programmiert bleiben.

Zusammenhang mit anderen KI-Begriffen

Ein Tool kann einen einzelnen Workflow-Schritt ausführen.
Ein Agent kann Schritte dynamisch planen.
Eine API verbindet beteiligte Systeme.

Typisches Missverständnis

Missverständnis: Ein Workflow mit KI ist automatisch ein Agent.

Ein fester Ablauf bleibt ein Workflow, auch wenn ein Modell einzelne Schritte unterstützt. Ein Agent wählt den weiteren Weg stärker aufgrund von Zwischenresultaten.

Merksatz

Ein Workflow macht einen Prozess wiederholbar; KI kann darin einzelne flexible Aufgaben übernehmen.